Handleiding - Omgeving Audit Vlaanderen
Dit document bevat extra info over de opzet en het gebruik van de omgeving: https://audit-vlaanderen.arinto.be
Arinto bestaat
uit twee samenwerkende applicaties, elk met een eigen webadres. Afhankelijk van
je login word je automatisch naar de juiste omgeving gestuurd: een planner komt
in Arinto terecht, een (interne of externe) uitvoerder in Mijn Arinto.
|
Applicatie |
Voor wie? |
Waarvoor? |
|
|
|
Arinto |
Planner |
Plannen: opdrachten beheren en de capaciteit, taken en het personeel inplannen. |
|
|
|
Mijn Arinto |
(Interne of externe) uitvoerder |
Registreren en opvolgen van de persoonlijke planning. |
|
|
|
💡 Onthoud Plannen =
Arinto. Persoonlijke planning registreren en
opvolgen = Mijn Arinto. |
|||
Na het inloggen
kom je op het dashboard. Dit kan je volledig naar eigen voorkeur samenstellen
via de knop Wijzigen rechtsboven. Standaard toont het onder meer de
afwezigheden van de week en de verdeling van de opdrachten per status.
Figuur 1 – Het dashboard, met rechtsboven de
knop Wijzigen
Het menu open
je linksboven via het tweede icoon. Hier vind je alle menu-items die voor jouw
rol beschikbaar zijn.
Figuur 2 – Het uitgeklapte menu met alle
beschikbare items
Uitvoerders
Hier vind je de
details van elke inplanbare uitvoerder. Een uitvoerder wordt toegewezen aan een afdeling / uitvoerdersgroep (zie Organisatie).
Per uitvoerder worden
de beschikbaarheden bijgehouden. Dit is een neerslag van het contract van de uitvoerder. De totale beschikbaarheid van een uitvoerder wordt daarnaast ook bepaalde door afwezigheden (zie verder).
Verder kan er gewerkt worden met competenties om eventuele automatische planning / validaties te sturen.
Verder kan er gewerkt worden met competenties om eventuele automatische planning / validaties te sturen.
Figuur 3 – Detailscherm van een uitvoerder
Afwezigheden
Een overzicht
van alle afwezigheden. Meestal worden deze automatisch ingelezen vanuit een
extern systeem, maar je kan ze hier ook manueel toevoegen of beheren.
Figuur 4 – Overzicht van de afwezigheden
Organisatie
Hier breng je
structuur aan in de uitvoerders. Per groep kan je daarnaast capaciteitsregels
en/of planningsregels instellen.
Figuur 5 – De organisatiestructuur van de
uitvoerders
Een overzicht
van alle opdrachten (projecten) met hun status. Een nieuwe opdracht maak je
typisch aan vanuit een bestaande template (zie de opdracht-templates).
Figuur 6 – Het overzicht van alle opdrachten
met hun status
Een nieuwe opdracht aanmaken
Via Toevoegen (rechts bovenaan) open je een wizard die je stap voor stap door het aanmaken loodst:
1. Kies het type. Hier kies je typisch voor Project. Een
herhaalopdracht maakt een wederkerende taak aan via een patroon (wekelijks of maandelijks). Een interventie maakt een eenvoudige, korte taak of opdracht aan.
Figuur 7 – De wizard: keuze van het
opdrachttype
2. Geef een naam en referentie en template. De
referentie kan automatisch via een patroon worden aangemaakt (niet ingesteld momenteel). Kies ook de
template die je wil toepassen.
3. Selecteer de opdrachtgever / klant. Deze kan je selecteren of onmiddellijk nieuw aanmaken.
4. Vul extra eigenschappen /stappen aan. In de
volgende stappen geef je eventuele vooraf bepaalde eigenschappen in. De stappen
uit de template zijn zichtbaar en kan je nog aanpassen.
Figuur 8 – Naam, referentie en template van
de opdracht instellen
5. Bevestig met OK. De opdracht wordt
aangemaakt met de status ‘Geïnitialiseerd’.
De opdracht klaarmaken voor planning
Vul de extra
velden in (Categorie, Verantwoordelijke, …). Zet de opdracht vervolgens op ‘In
te plannen’ via de acties achter het icoon met de drie puntjes rechtsboven. Via
het tabblad Gantt krijg je inzicht in de huidige planning van het project.
Figuur 9 – Het tabblad Gantt toont de
planning van het project
|
⚠️ Let op Het effectieve plannen gebeurt niet in dit scherm, maar in de planningsschermen (zie hoofdstuk 3). |
Elk project
bestaat uit een of meerdere stappen. Elke stap bevat taken en elke taak heeft
een taaktype. Het taaktype bepaalt onder meer de kleur op het planbord, en
welke uitvoerders en competenties nodig zijn.
Figuur 10 – Beheer van de taaktypes
Via het
menu-item Planning vind je drie planningsschermen: Capaciteitsplanning,
Taakplanning en Personeelsplanning.
Bepaal bovenaan
de datumrange die je wil zien. Standaard zijn dat de volgende 3 maanden.
Verticaal onder elkaar staan de projecten; onderaan zie je de afdelingen met de
uitvoerders en hun bezettingsinfo.
Figuur 11 – De capaciteitsplanning met de
datumrange bovenaan
• Kleurcode: groen = in orde, rood/oranje =
te veel ingepland.
• Inzoomen doe je met CTRL + scroll
omhoog/omlaag.
• Je kan blokjes van projecten verschuiven, tenzij
er al een slotje op staat (een vrijgegeven taak of stap). Een blokje
loskoppelen kan steeds.
• Via de rechtermuisknop wijs je een taak of groep
toe aan een beschikbare uitvoerder.
Figuur 12 – Blokjes verschuiven binnen de
capaciteitsplanning
Figuur 13 – Een taak toewijzen via de
rechtermuisknop
Wijzig bovenaan
de view naar Maand (Week of 2 weken kan ook). Per uitvoerder zie je per dag wat
er ingepland is. Ook hier kan je taken naar andere uitvoerders verschuiven.
Interventies wijs je snel toe via de lijst rechtsboven.
Figuur 14 – De personeelsplanning in
maandweergave
Er zijn
verschillende rapporten beschikbaar, die op maat ingesteld kunnen worden.
Mijn Arinto is
de persoonlijke omgeving van de uitvoerder, waar je je geplande taken
terugvindt, registreert en opvolgt. De omgeving werkt ook vlot op tablet of
smartphone.
Figuur 15 – De startweergave van Mijn Arinto
Mijn agenda
toont de taken die deze week gepland zijn. Via scrollen ga je (beperkt) naar de
toekomst of het verleden.
• Klik een taak open voor de details en vink af
dat je de registratie hebt uitgevoerd.
• Geef het aantal uren of een van/tot-tijd in (kan
ook via de start/stop-functie), samen met een evaluatie.
• Extra opties: opmerkingen, bijlagen, …
• Werkt ook op tablet of telefoon.
Figuur 16 – Mijn agenda op smartphone
Ook hier kan je
registraties ingeven. Je ziet de geplande registraties (navigeer naar de
gewenste week) en je kan zelf nieuwe registraties toevoegen.
Figuur 17 – Het scherm Mijn registraties
Figuur 18 – De geplande registraties per
week
• Taakgroep: registreer op een reeds gekend
project.
Figuur 19 – Registreren op een taakgroep
(gekend project)
• Losse taaktypes of kostenplaatsen: ook
registreren hierop kan worden ingesteld.